PROTECTION DES DONNEES – Clients
Nature du traitement
Global-Line Services exploite des logiciels à destinations d’une large variété de professionnels, ils permettent la gestion des appels, la prise de rendez-vous et de messages. Dans un souci d’optimisation et de facilité d’utilisation nous conservons les données traitées par et pour nos clients. Ces données sont stockées de manière sécurisée.
Catégories de données à caractère personnel qui sont traitées :
Global-Line Services en tant que fournisseur de service de secrétariat traite exclusivement les catégories suivantes de données à caractère personnel.
- Données d’identité (nom, prénom, nom d’utilisateur, login) ;
- Coordonnées (adresse physique, électronique, téléphone, fax) ;
- Données relatives au comportement (historique d’utilisation et de connexion) ;
- Rendez-vous et type de rendez-vous ;
- Données sensibles (numéro AVS, données médicales, médecin traitant) ;
- Enregistrements d’appels ;
- Données bancaires ;
- Prise de rendez-vous par internet ;
Le client à la possibilité de saisir des informations personnelles le concernant (entité et contacts). Les champs de bases qui sont fournis et qui peuvent être renseignés sont :
- Données d’identité (nom, prénom, téléphone, e-mail, date de naissance, etc.) ;
- Données d’identité cantonales ou fédérales (numéro AVS, numéro de passeport, etc.) ;
- Statut social (situation familial) ;
- Informations financières (numéro de compte bancaire, etc.) ;
- D’autres données personnelles peuvent être ajoutées avec la fonction « champ supplémentaire » qui permet la création de nouveaux champs dans le logiciel
L’utilisation et le contenu de ces champs sont sous l’entière responsabilité du client.
Catégories des personnes concernées
- Les clients et contacts des clients
- Les ayants droits du client, partenaires, collaborateurs et autres membres du personnel du client
- Autres personnes tel que par exemple les agents relation client de Global-Line Services qui traitent les données
Finalité du traitement
Global-Line Services prévoit que les logiciels soient utilisés pour les finalités suivantes :
- Gestion centralisées de dossiers, coordonnées et documents ;
- Echange sécurisé de fichiers clients finaux et autres parties ;
- Comptabilité et facturation ;
- Lien vers des sources internes et externes ;
- Possibilités étendues de recherche et de rédaction de rapports ;
- Exportation d’informations en fonction des rapports et analogues ;
- Gestion de la téléphonie
Durée de conservation :
Le client fixe lui-même le délai de conservation de ses propres informations ainsi que des informations de ses contacts (dossiers, données d’identité, documents, etc.)
Global-Line Services effectue quotidiennement une sauvegarde de toutes les bases de données de ses clients. Cette copie est conservée pendant sept (7) jours.
Les données à caractère personnel sont traitées et conservées pendant les périodes suivantes :
Après une migration :
Les données à migrer sont conservées pendant une période de deux (2) mois afin de pouvoir finaliser des corrections sur cette période si nécessaire. Le client se charge lui-même copier/sauvegarder les données et de les remettre à disposition au-delà de cette période, en cas de nécessité.
Données à caractère personnel :
Les informations des contacts sont anonymisées six mois après la cessation du contrat. Le client veille à ne pas transmettre de données sensibles lors de la résolution d’incident (copie d’écran, etc.)
Copie des données :
Pour résoudre un problème technique, une copie d’une partie déterminée des données sont déplacées vers un environnement de test après avoir demandé le consentement du client à cet effet. Les données de la production à l’environnement de test sont transportées avec des sauvegardes cryptées, l’environnement de test dispose à la fois du transport et du chiffrement de fichiers. Ces données servent uniquement à résoudre le problème qui s’est produit. Elle sont supprimées de l’environnement de test après l’intervention.
Après la cessation du contrat :
Nous remettons les données dans un format de fichier général et accessible. Ensuite, ces données sont conservées pendant trois (3) mois sur les serveurs de Global-Line Services avant leur destruction.
Chiffrement des données
Transmission : Protocole de sécurité HTTPS et protocole SSH ainsi qu’en réseau local privé
Stockage : Données chiffrées sur les disques des serveurs avec un certificat et une clé privée via le protocole SSL.
Disponibilité des données
La disponibilité des données est contrôlée au moyen d’un système de surveillance permanente des réseaux. Pour empêcher que des données ne soient perdues, des copies de sauvegarde assorties de délais de conservation définis sont effectuées tous les jours. D’autres mesures consistent en :
- des procédures de sauvegarde ;
- une protection contre les surtensions
- une séparation du stockage physique des supports de données sauvegardées
- l’écriture miroir (mirroring) des disques durs des serveurs (RAID)
- des systèmes antivirus, de filtres antispam, de pare-feu, de système de détection d’intrusion, de plan de reprise après sinistre ;
- des systèmes de protection contre l’incendie ou l’inondation ;
Prestataires des services
Les prestataires des services relatifs aux données à caractère personnel pour le compte de Global-Line Services sont : (liste détaillée sur demande)
- les opérateurs de téléphonie et progiciel CH/FR
- les hébergeurs CH/FR
Transfert de données à caractère personnel
Toutes les données personnelles telles qu’énoncé ne sont transmises aux prestataires susmentionnés uniquement, si nécessaire, dans le cadre de l’exécution des mandats de Global-Line Services.